Scoate birocrația din secretariat

Adeverințe, registre, burse, condică și portofoliile profesorilor, gestionate într-un singur loc, cu mai puțină muncă manuală și mai puține date introduse de două ori.

Programează un demo

Cere ofertă

Aleasă de școli care vor mai puțină birocrație, nu încă un instrument de administrat.

6–9 ore

economisite săptămânal
de echipa financiară

2,000+

de școli și
grădinițe

40+

de țări în care Kinderpedia
este folosită

comision suplimentar Kinderpedia
pentru plata cu cardul

„Se strâng foarte multe hârtii.” Și tot secretariatul trebuie să le găsească.

În multe școli, secretariatul jonglează încă între registre fizice, dosare, Excel, email și WhatsApp - cu aceleași date introduse de mai multe ori.

O adeverință de completat. Un document vechi de căutat prin arhivă. Burse de centralizat din mai multe surse. Portofolii pe email. Condică verificată separat. Iar la control, totul trebuie să fie corect, actualizat și ușor de găsit.

Generezi aceleași documente iar și iar

Nume, clasă, an școlar, număr de înregistrare, dată, semnatari - informații care există deja în școală, copiate din nou într-un document nou.

Cauți documente în prea multe locuri

Un document e în registru, altul într-un dosar, altul pe email, iar versiunea actualizată într-un folder separat. Registrele fizice sunt greu de căutat și de urmărit în timp.

Centralizezi manual informații pentru raportări

Burse, absențe, situații ale elevilor, documente pentru control - aceleași date mutate din Kinderpedia în Excel și apoi într-un alt format pentru raportare.

Secretariatul devine punctul prin care trece tot

Când o singură persoană știe unde sunt documentele și cum se fac procedurile, orice concediu, perioadă aglomerată sau solicitare urgentă se simte imediat în toată școala.

Acum poți avea o singură sursă de informație

Secretariatul nu funcționează separat de restul școlii

O adeverință are nevoie de datele elevului. Bursa depinde de situația școlară și de absențe. Condica se leagă de programul profesorului. Portofoliul profesional aparține aceleiași persoane care lucrează deja în Kinderpedia.

De aceea valoarea nu vine din digitalizarea fiecărui formular separat, ci din faptul că toate aceste procese pornesc din aceleași date. Mai puține operațiuni făcute de două ori. Mai puține fișiere paralele. Mai puțin timp pierdut căutând ceea ce ar trebui să fie deja la îndemână.

✓Date despre elevi deja disponibile în Kinderpedia ✓Documente și evidențe conectate cu activitatea școlii ✓Permisiuni în funcție de rol ✓Istoric și trasabilitate ✓Exporturi pentru procesele care continuă în afara platformei ✓Sprijin pentru configurare și implementare

Vezi cum funcționează

Secretariat digital - adeverințe și documente oficiale fără copy-paste

Configurezi o dată seriile, antetele și modelele folosite de școală. Apoi generezi documentele folosind informațiile care există deja în Kinderpedia: alegi elevul, scopul și șablonul, iar sistemul preia automat numărul, data și datele beneficiarului. Verifici documentul înainte de emitere. Tot de aici generezi și diplome, pentru un elev sau pentru o clasă întreagă.

✓ Serii de documente cu prefix, an școlar și numerotare
✓ Antete multiple și tipuri diferite de documente
✓ Șabloane cu variabile completate automat
✓ Preview înainte de emitere
✓ Numerotare și datare automată
✓ Semnături și ștampilă configurate în sistem
✓ Diplome individuale și în masă (preview, export PDF, trimitere pe email)
✓ Istoric, filtrare și regăsire
✓ Permisiuni și jurnal de activitate

Vezi modulul Secretariat în acțiune

Registru și arhivare - nu mai cauți un document după memoria celui care l-a arhivat

Documentele care intră sau ies din instituție se păstrează într-un registru electronic, împreună cu numărul, data și metadatele necesare pentru identificare. În loc să răsfoiești registre și dosare, construiești în timp un istoric administrativ ușor de urmărit - inclusiv pentru documentele vechi, unde căutarea fizică devine cel mai laborioasă.

✓ Evidență intrări și ieșiri
✓ Numerotare și datare
✓ Document și metadate păstrate împreună
✓ Legătură cu documentele generate în Secretariat
✓ Căutare și trasabilitate

Burse - mai puțină „Dosariada”, mai multă claritate asupra întregului proces

Bursele înseamnă criterii, documente, termene, verificări, beneficiari, sume și raportări - și orice greșeală într-un proces care implică bani trebuie prinsă din timp. Kinderpedia aduce tot procesul într-un singur modul, conectat cu datele existente despre elevi.

Modulul se adaptează realității din școală: acolo unde familiile nu pot încărca singure documentele, secretariatul le poate înregistra în numele familiei - nu presupune ca părintele să facă totul singur.

✓ Overview al burselor și termenelor
✓ Gestionarea beneficiarilor și criteriilor
✓ Simularea burselor de merit pe baza mediilor
✓ Urmărirea situațiilor care pot determina retragerea bursei
✓ Încărcarea documentelor (inclusiv de către școală, în numele familiei)
✓ Gestionarea contestațiilor
✓ Permisiuni pentru persoanele implicate
✓ Stat de plată și exporturi pentru contabilitate
✓ Rapoarte pentru ISJ

Descoperă modulul Burse

Condica electronică - o evidență pe care te poți baza mai departe

Profesorii își înregistrează prezența direct în Kinderpedia, iar conducerea vede situația fără să verifice manual, pagină cu pagină, o condică fizică. Condica se leagă de orar și de activitatea reală a profesorilor - și devine baza din care pornesc pontajul și evidențele necesare salarizării.

✓ Semnare individuală
✓ Vizualizare pe zile, cu status semnat / nesemnat
✓ Reguli privind momentul semnării
✓ Raport și export al prezenței
✓ Conectare cu orarul și programul profesorilor

Vezi Condica electronică

Portofoliul Profesorului - documentele profesionale rămân la profesor, nu în inboxul secretariatului

Cursuri, diplome, certificări, ore de formare și alte documente profesionale se păstrează în profilul fiecărui profesor. Conducerea are o imagine clară asupra formării personalului, iar profesorul își păstrează propriul istoric organizat - fără să-l reconstruiască nimeni din emailuri și dosare individuale.

✓ Diplome și certificate de formare
✓ Număr de ore
✓ Programe acreditate și neacreditate
✓ Evidența evoluției profesionale, centralizată per profesor
✓ Vizibilitate pentru conducere

Descoperă Portofoliul Profesorului

Cum funcționeazăDe la datele elevului la documentul final,
într-un singur flux

PASUL 01
Configurezi

Stabilești documentele, seriile, prefixele și regulile de numerotare, antetele, șabloanele, rolurile și semnatarii folosiți de școală.

PASUL 02
Folosești datele existente

Datele despre elevi, profesori, clase și activitatea școlii sunt deja în același ecosistem. Alegi beneficiarul și tipul de document, iar informațiile se completează în fluxul de generare.

PASUL 03
Generezi și gestionezi

Verifici documentul, îl generezi și gestionezi mai departe burse, condică și evidențe profesionale - fără fluxuri paralele.

PASUL 04
Găsești și raportezi

Revii la documente și situații atunci când ai nevoie, fără să reconstruiești informația din foldere, emailuri și registre separate.

Pentru cine este

Secretare

Generezi documente din datele deja existente, păstrezi evidențele într-un singur loc și reduci timpul pierdut între Word, Excel, email și registre. Mai puțini pași pentru fiecare document, mai puțină muncă repetată.

Directori și directori adjuncți

Ai vizibilitate asupra proceselor administrative fără să ceri secretariatului de fiecare dată o situație nouă. Informația există înainte să apară controlul, iar dependența de o singură persoană scade.

Profesori

Semnezi condica, îți gestionezi documentele profesionale și completezi ce ține de rolul tău fără să treci fiecare informație prin secretariat. Mai multă autonomie, mai puțin ping-pong administrativ.

Înainte și după Kinderpedia Înlocuiești circuitul dintre hârtie, Word, Excel și email cu procese conectate

Înainte

✕ Completezi manual datele pentru fiecare adeverință

✕ Cauți documente în dosare, email și foldere

✕ Evidența burselor începe în tabele separate

✕ Profesorii trimit portofoliile pe email la secretariat

✕ Verifici manual condica fizică

✕ Aceeași informație ajunge în mai multe tabele

✕ La control începe căutarea

Cu Kinderpedia

✓ Folosești datele deja existente despre elev

✓ Păstrezi documentele și istoricul în același sistem

✓ Gestionezi procesul într-un modul dedicat

✓ Fiecare profesor își păstrează documentele în propriul portofoliu

✓ Vezi electronic situația semnărilor

✓ Folosești aceleași date în procese diferite

✓ Informația este deja organizată și poate fi regăsită

Ce spun oamenii din școli

“

Raiul ar fi acolo. E deja nivelul următor. O grămadă de timp salvat.

După ce a văzut modulele de Consiliu Profesoral/CA și Burse, a reacționat imediat la automatizarea cvorumului, voturilor, proceselor-verbale și simulării burselor de merit: „super tare, îmi place”.

Simona Elena Covrig Fost director, Școala Gimnazială Bucșoaia

“

Este peste tot ce am văzut până acum.

Reacția lui după prezentarea modulelor de Secretariat și Burse, două dintre zonele pe care le consideră cele mai utile pentru administrația unei școli publice.

Viforel Dorobanțu Director, Școala Gimnazială Curcani

“

Câteva ore de muncă bună salvate în fiecare zi.

Estimarea lor după ce au văzut noile funcționalități și au discutat despre cum ar putea fi integrate în activitatea zilnică a secretariatului.

Alina Bontaș & Cristina Manda Secretariat, Școala Gimnazială Evrika

“

Pentru noi, utilitatea unei platforme se măsoară în timpul pe care îl economisim. Dacă pot genera mai repede documentele, fără conversii, rescrieri și pași inutili, atunci chiar simt diferența în activitatea de zi cu zi din secretariat.

Alina Bontaș Secretariat, Școala Evrika

Experiența profesorilor și a familiilor Mai multe lucruri rezolvate fără un drum la secretariat

Când procesul permite, părinții și profesorii pot iniția sau completa direct acțiunile care îi privesc: profesorul își gestionează prezența și documentele profesionale, iar părintele accesează fluxurile puse la dispoziție de școală.

Secretariatul rămâne în controlul procesului, dar nu mai execută personal fiecare pas. Iar acolo unde familiile continuă să aducă documentele fizic, modulele se adaptează - self-service-ul e o opțiune, nu o obligație.

Siguranță și stabilitateDatele elevilor și ale personalului sunt protejate în Kinderpedia

Aliniere la GDPR

Kinderpedia respectă cerințele privind protecția și gestionarea datelor. Criptare - datele sunt protejate atât în timpul transmiterii, cât și în timpul stocării.

Criptare

datele sunt protejate atât în timpul transmiterii, cât și în timpul stocării.

Acces în funcție de rol

data residency and user rights respected, with AI features that keep your data yours.

Configurare și instruire

echipa Kinderpedia sprijină configurarea inițială, pregătirea utilizatorilor și adoptarea platformei.

FAQ

Poate Kinderpedia genera automat adeverințe?

Da. Configurezi tipuri de documente și șabloane și generezi adeverințe folosind datele existente despre elevi. Sistemul completează informații precum numărul, data și datele beneficiarului.

Putem avea mai multe modele pentru același document?

Da. Modulul permite mai multe șabloane pentru același tip de document, cu variabile completate din Kinderpedia.

Există Registru de Intrări-Ieșiri?

Da. Kinderpedia include o zonă dedicată registrului electronic și arhivării digitale, pentru numerotarea, datarea și păstrarea documentelor și a metadatelor acestora.

Kinderpedia poate fi folosită pentru gestionarea burselor?

Da. Există un modul dedicat burselor, pentru secretariat, conducere și contabilitate.

Condica profesorilor poate fi gestionată electronic?

Da. Profesorii își semnează prezența, iar conducerea vede situația zilnică și generează rapoarte.

Profesorii își pot păstra documentele de formare în Kinderpedia?

Da. Zona de dezvoltare profesională permite evidența diplomelor și certificatelor, a orelor de formare și a statutului programelor acreditate sau neacreditate.

Trebuie să introducem din nou toate datele?

Nu - exact invers. Avantajul principal este folosirea informațiilor care există deja în Kinderpedia în mai multe procese administrative, reducând duplicarea datelor.

Este nevoie de training?

Kinderpedia oferă sprijin pentru configurare, instruire și implementare, tocmai ca adoptarea să nu fie blocată de o implementare percepută drept complicată.

Câte hârtii ar putea să nu mai treacă mâine prin mâna secretariatului?

Descoperă cum Kinderpedia reduce munca administrativă repetitivă, centralizează documentele și evidențele școlii și transformă informațiile pe care deja le ai în procese mai simple pentru secretariat, profesori și conducere.