CRM pentru admiteri școli private
Un singur flux de admiteri, de la prima solicitare până la contractul semnat
Kinderpedia este un CRM pentru admiteri școli private și internaționale, care aduce solicitările, aplicațiile, documentele, contractele, comunicarea și raportarea într-un singur loc.
Echipa ta nu mai reconstruiește aceeași imagine din inboxuri, spreadsheet-uri și formulare. Fiecare familie, fiecare document și fiecare pas din proces sunt vizibile, clare și ușor de urmărit.
Solicitările se pierd ușor
Leadurile vin pe email, telefon, website sau direct la școală, iar echipa nu are mereu o imagine clară: cine a răspuns, când, ce s-a discutat sau dacă cineva a preluat solicitarea. O familie interesată la open day poate dispărea din radar, iar echipa observă prea târziu ca să mai poată recupera conversația.
Familiile repetă aceleași informații
Părinții completează aceleași date în formularul de solicitare, formularul de aplicare și formularul de înscriere. Experiența devine fragmentată, iar fiecare câmp reintrodus manual crește riscul ca datele să nu mai fie coerente.
Nu ai vizibilitate asupra funnel-ului
Câte aplicații sunt în lucru acum? Unde se blochează procesul? Ce surse aduc familiile care chiar se înscriu? Fără un sistem dedicat, aceste întrebări primesc răspuns abia la final de trimestru, nu în ziua în care ai nevoie de ele.
Captezi și califici fiecare solicitare
Înregistrezi un lead imediat ce cineva sună, vine la școală sau trimite un mesaj, chiar înainte să existe un formular completat, apoi îl transformi în applicant dintr-un singur click. Nimic nu se pierde între open day și aplicația propriu-zisă, iar tracking-ul surselor îți arată ce canale aduc familiile care ajung să se înscrie.
Construiești formulare de aplicare pe care familiile chiar le finalizează
Builderul drag & drop, multi-step, îți permite să adaugi câmpuri, să personalizezi formularul în linie cu brandul școlii și să îl integrezi oriunde ai nevoie. Părinții pot salva progresul și reveni de pe orice dispozitiv, după verificarea prin email, iar tu poți trimite remindere automate la 3, 7 și 15 zile dacă încep formularul, dar nu îl trimit. Câmpurile se mapează direct în profil și, la înscriere, în Kinderpedia, astfel încât nimic nu trebuie reintrodus manual.
Muți applicantul printr-un pipeline controlat de tine
Îți setezi propriile etape și poți rula mai multe pipeline-uri în paralel, de exemplu admiteri standard, burse sau programe speciale. Poți lucra în Kanban board sau într-un tabel filtrabil, în funcție de ce îți este mai util în acel moment. Fiecare applicant are un owner, vezi cât timp petrece în fiecare etapă și știi rapid cine are nevoie de atenție astăzi.
Urmărești documentele fără să le alergi pe email
Definești documente obligatorii și opționale pentru fiecare etapă, de la formularul de aplicare și certificatul de naștere, până la pașaport și actele părinților. Când un document este încărcat printr-un câmp conectat din formular, checklist-ul se bifează automat, iar echipa vede clar ce lipsește cu adevărat înainte ca familia să treacă mai departe.
Colectezi taxe și rezervi locul
Atașezi taxe de aplicare sau de înscriere direct în formular. Cu Stripe conectat, părintele plătește în același flux, iar locul este rezervat în momentul plății. Unele școli folosesc întâi un formular de colectare leaduri, apoi un formular de înscriere cu plată.
Automatizezi follow-up-ul
Setezi un workflow o singură dată și apoi rulează automat: când intră un anumit formular, trimite emailul de welcome, setează nivelul de engagement, adaugă un tag și creează un task de follow-up peste câteva zile. Template-urile acoperă follow-up, no-response și re-engagement pentru leadurile puse on hold. Munca repetitivă dispare.
De ce Kinderpedia
Kinderpedia funcționează ca un CRM pentru școli private care au nevoie să gestioneze mai clar fiecare etapă din procesul de admitere: de la primul lead, până la formular, documente, contract și înscriere.
În loc să lucrezi cu formulare separate, spreadsheet-uri, emailuri și contracte generate manual, ai un software pentru admiteri școli care conectează toate datele și toate acțiunile într-un singur flux.
Contracte, în același sistem
Pasul pe care multe tool-uri de admiteri îl trimit către un produs separat rămâne aici, de la început până la final.
De la template la semnătură
Încarci un template Word, într-o singură limbă sau bilingv, iar auto-detectarea mapează câmpurile dinamice și semnalează ce nu recunoaște. Generezi un contract conectat la entitatea legală, campusul, programul și anul școlar potrivit, cu taxele și semnatarii corecți.
Construit pentru școli cu mai multe entități
Multe școli operează prin mai multe companii, de exemplu o entitate pentru expați sau o firmă separată pentru transport, fiecare cu propriul prefix de serie, semnatar și date de înregistrare. Template-urile se conectează automat la combinația potrivită de companie, campus, program și an.
Semnare prin email sau DocuSign
Alegi cine semnează: părinții, școala sau ambele părți, în secvență sau în paralel. Cu semnarea prin email, părintele deschide un link cu expirare, descarcă și semnează, apoi reîncarcă documentul sau îl refuză cu un motiv. Cu DocuSign conectat, se trimite un envelope pentru semnare online. Fiecare eveniment ajunge în timeline: deschis, descărcat, semnat sau refuzat.
Expirare curată
Expirarea linkului se setează la nivel de template. Dacă un contract expiră, îl regenerezi în loc să modifici datele rând cu rând, ceea ce păstrează audit trail-ul curat.
O imagine clară asupra veniturilor
Un raport de forecast arată venitul estimat pe lună, companie, categorie de taxă și monedă, cu cursuri valutare actualizate, astfel încât o școală care lucrează cu contracte în mai multe monede să vadă totuși un total unitar. Exportul se poate face în CSV sau PDF pentru echipa financiară.
Comunicarea rămâne conectată la familie
Un singur inbox pentru fiecare canal
Conectezi WhatsApp Business, WeChat, Telegram, Facebook Messenger și Instagram, astfel încât conversațiile de admiteri să nu mai rămână în telefoane personale. Fiecare școală își conectează propriul număr de business, niciodată o linie comună, iar interfața respectă fereastra de răspuns de 24 de ore și trece la template-uri aprobate în afara ei.
Știi ce a ajuns cu adevărat la părinte
tatusul de livrare pentru fiecare mesaj îți arată dacă acesta a fost livrat, respins sau marcat ca spam, astfel încât să înțelegi de ce o familie nu a primit contractul fără să deschizi un tichet de suport.
Notificări în ritmul tău
Un daily digest la ora aleasă îți rezumă follow-up-urile restante și cele scadente astăzi, aplicațiile noi și notițele noi. Ferestrele do-not-disturb și perioadele de holiday mute împiedică notificările să se reverse în seri și weekenduri.
Încredere, integrări și primii pași
Modulul de admiteri rulează pe Microsoft Azure și susține operarea sigură, aliniată cu GDPR, de care școlile au nevoie. Funcționează cu tool-urile pe care echipa ta le folosește deja: Stripe pentru plăți, Google Calendar și Google Meet, Zoom, Google Drive și DocuSign, inclusiv Facebook și Instagram.
În plus, oferă API și webhooks pentru școlile care vor să trimită date către alte sisteme. Interfața este disponibilă astăzi în 8 limbi, cu altele pregătite pentru activare.
Trecerea este simplă. Îți imporți leadurile existente în bulk, dintr-un spreadsheet sau din tool-ul actual, poți exporta oricând cu presetări salvate pentru coloane și te bazezi pe echipa noastră pentru configurare, training și suport continuu.
Aliniere GDPR
rezidența datelor și drepturile utilizatorilor sunt respectate, cu funcționalități AI care păstrează datele tale în siguranță.
Acces pe roluri
acces separat pentru echipa de admiteri, leadership și echipa de suport.
Setup și training
configurare personalizată, onboarding și suport continuu incluse.
