14 recomandări când alegi o platformă digitală cu catalog electronic

Liderii din școli au responsabilitatea de a-și ghida comunitățile către progres. Însă tranzițiile sunt deseori anevoioase, consumatoare de timp și de efort. Când vine vorba de adoptarea unei noi tehnologii, din fericire, există câțiva pași cheie care îi pot îndruma pe director și echipa acestuia către o decizie sustenabilă, care să reducă riscurile și să facă trecerea mai ușoară pentru toți cei implicați. Iată câțiva pași simpli care pot aduce mai multă claritate atunci când alegi o platformă digitală cu catalog electronic.

14 recomandări pentru a alege informat o platformă digitală cu catalog electronic 

1. Fă o cercetare și uită-te la cel puțin 3-4 soluții de pe piață

Dacă te gândești că o cercetare prealabilă durează, probabil că nu îți imaginezi încă volumul de timp și energie care s-ar putea pierde încercând să faci o schimbare la mijlocul drumului. E o investiție mică, dar extrem de eficientă, să ceri mai multe oferte și să le compari. 

2. Consultă-i pe profesorii din școala ta

Profesorii pot să fie mai mult decât obiecte ale schimbării. Ei pot aduce o contribuție valoroasă la luarea unei decizii și pot deveni ulterior chiar ambasadori ai unui nou mod de lucru, dacă sunt implicați de la început. Cercetările demonstrează o rată de adopție și de utilizare mult mai mare a tehnologiilor, atunci când utilizatorii sunt consultați în prealabil. 

3. Dacă poți, întreabă-i chiar și pe elevi și pe părinți. Durează câteva minute să faci un survey

A face tranziția către un mod de lucru digital implică mai mult decât personalul școlii. De aceea e important ca toți cei afectați să fie informați și chiar implicați în luarea deciziei. Elevii și părinții pot facilita adopția de noi tehnologii, dacă simt că rolul și contribuția lor sunt valorizate de către școală.   

4. Uită-te și la experiența altor școli și directori în care ai încredere

Poveștile de succes ale altor școli sunt unul dintre cei mai buni catalizatori ai transformării. Cu cât exemplele sunt mai apropiate de casă și mai elocvente, cu atât mai mare impactul. Dar la fel de utile sunt și greșelile, barierele, dificultățile pe care le-au întâmpinat alții, pentru că sunt surse valoroase de învățare.   

5. Vezi care sunt exact funcționalitățile pe care ți le oferă un furnizor sau altul. Asigură-te că le și vezi în acțiune, nu doar ca bife într-o ofertă 

Pe hârtie, toate ofertele arată aproape la fel și tentația de a lua o decizie în funcție de preț sau de o oarecare familiaritate este mare. Totuși, în practica de zi cu zi, modul efectiv de operare al unei soluții digitale este esențial. De aceea este important ca echipa școlii să descopere soluțiile alternative într-un demo, să aibă acces la un cont populat cu date fictive și să simuleze acțiunile pe care le-ar avea de făcut în fiecare zi. 

6. Gândește în perspectivă. Ia în calcul și cum vei folosi tehnologia peste un an sau doi, că e posibil să ai nevoie de mai mult decât un catalog

În febra pilotării unui catalog electronic, multe școli au fost tentate de soluții simple. Simpliste chiar. Doar că procesul de adopție este similar, indiferent de facilitățile oferite. E nevoie oricum de configurare, creare și populare de conturi, training, adăugare de conținut. Dacă soluția adoptată seamănă mai mult cu un formular sau cu un excel, imaginați-vă efortul de a trece prin același proces peste un an sau doi, când realizați nevoia de mai multe funcționalități, pe care software-ul ales nu le oferă, sau când soluția implementată nu mai beneficiază de suport și de actualizări.  

Kinderpedia simplifică managementul școlilor și grădinițelor. Află ce spun utilizatorii.

7. Alege o soluție cu aplicație mobilă performantă. Află exact ce pot face profesorii, elevii și părinții din aplicația mobilă, dar și cât de accesibile sunt funcționalitățile 

Viitorul educației este unul digital, fără discuție. Dar este totodată și unul mobil, pentru că niciun profesor nu mai poate să-și desfășoare activitatea ascuns în spatele unui ecran de desktop. El trebuie să fie în mijlocul elevilor, să comunice și să ofere feedback în timp real, să înregistreze datele referitoare la progresul elevilor pe loc, urmând să le analizeze mai târziu, în tihnă, și să facă un plan individual pentru fiecare copil. Disponibilitatea unei aplicații mobile e un prim pas, dar e important să verificăm ce se poate face efectiv cu ea, câți utilizatori o folosesc deja și care sunt evaluările lor. 

8. Uită-te bine la experiența utilizatorului. Dacă alegi o soluție greoaie, o să rămână doar pe hârtie și data viitoare când o să vrei să faci o schimbare serioasă, nu o să te mai creadă nimeni 

Cât de simplu este să postezi pe Facebook? Dar să ții pasul cu activitatea prietenilor tăi? Ușor, nu-i așa? Imaginează-ți acum că trebuie să depui online o declarație la administrația financiară. Parcă nu e chiar același lucru, nu? Între două erori de autentificare și trei refresh-uri ale paginii înainte de a se fi salvat datele, aproape că îți vine să te duci la ghișeu. Doamne ferește! Ideea este că nu toate software-urile sunt la fel și că modul în care își fac treaba e la fel de important precum treaba pe care o fac. Utilizatorii au astăzi un mijloc foarte eficient de a sancționa aplicațiile neprietenoase, cu interfețe greoaie - nu le folosesc. Dacă vrei să faci o investiție smart, care să aducă valoare întregii comunități școlare, alege o platformă de management școlar accesibilă, intuitivă, prietenoasă, atât pe web, cât mai ales în aplicația mobilă. Altfel, va fi doar o iconiță pe care se va pune praful, într-un colț întunecat al telefonului sau al desktop-ului și o permanentă sursă de frustrare pentru cei care vor fi constrânși să introducă sau să extragă date din ea. 

9. Alocă o atenție sporită chestiunilor de GDPR. Află cine are acces la date și dacă sunt respectate drepturile utilizatorilor

Protecția datelor utilizatorilor, mai ales în contextul sensibil al școlii, este o prioritate pentru orice director care alege o soluție de catalog electronic, de management școlar sau de comunicare cu familia. E important să poată fi configurate mai multe tipuri de utilizatori care să aibă acces personalizat la date, în funcție de nevoile lor și de modul lor de lucru: profesori, elevi, părinți, dar și secretar, contabil, asistentă medicală sau bucătăreasă. Totodată, fiecare utilizator trebuie să aibă acces doar la datele clasei sau claselor la care este atribuit sau la datele proprii, în cazul elevului și al familiei. 

Toți utilizatorii trebuie să fie informați cu privire la modul în care le sunt procesate datele, să aibă acces la ele, să le poată rectifica sau chiar șterge din aplicație fără a compromite datele școlii. Utilizatorii au dreptul de a restricționa prelucrarea datelor, cât și primirea de informații nesolicitate. Totodată, atât școala cât și utilizatorii individuali pot solicita portarea datelor, un drept pe care orice platformă modernă de management școlar și catalog electronic are responsabilitatea să îl asigure.      

10. Alege o soluție în cloud. Asigură-te că datele sunt găzduite în Europa, altfel te complici

Una dintre soluțiile de catalog electronic pe care au cumpărat-o mai multe școli din România e găzduită pe un server partajat, alături de alte 197 de site-uri, din comuna Ciorogârla. Să împarți un server e ca și cum ai avea mai mulți colegi de apartament. Dacă unul nu își face curat în dulap, vin gândacii. Cam așa este si cu serverele locale și cu atât mai mult cu cele pe care sunt găzduite zeci sau chiar sute de site-uri web, platforme sau aplicații. Sunt instabile și vulnerabile.  

Cloud-ul este sigur, este accesibil de oriunde și este perfect scalabil, ceea ce înseamnă că nu va ceda când vor intra pe platformă mai mulți utilizatori, cum s-a întâmplat în cazul școlii online. Totodată, e important ca platforma aleasă să fie găzduită în Europa, nu în SUA, India sau alte destinații ale căror reglementări ce țin de securitatea datelor sunt diferite de cele europene.  

11. Verifică certificatele de cybersecurity. Mai bine investești un pic de timp acum decât să regreți mai târziu

Cybersecurity se referă la modul în care o platformă este pregătită să se apere de atacurile cibernetice despre care citim din ce în ce mai des în ultima vreme și cărora le cad victime chiar și site-uri și soft-uri publice. Dar un atac cibernetic e mai mult decât un subiect de știre. E un risc uriaș pentru integritatea datelor și pentru funcționarea propriu-zisă a unui sistem. Orice sistem este perfectibil, dar există protocoale de securitate și bune practici pe care orice furnizor de software trebuie să le urmeze ca să își protejeze utilizatorii. Acestea se pot verifica prin solicitarea unui certificat de securitate cibernetică emis de o entitate autorizată, dar și prin existența unui contract de mentenanță cu o astfel de instituție, care să verifice respectarea permanentă a unor practici sigure și sustenabile, nu doar la momentul verificării.   

12. Nu alege doar în funcție de preț. Te va costa mai mult să schimbi ceva ce ai implementat și nu merge decât să aloci un buget corect pentru un produs bun

Multe dintre trăsăturile și funcționalitățile la care am făcut referire mai sus au în spate investiții semnificative, realizate pe parcursul a mai mulți ani, dar și costuri de operare destul de mari. Cu alte cuvinte, ce e bun nu e tocmai ieftin, dar e mult mai scump să alegi o soluție slabă, cu funcționalități puține, instabilă sau vulnerabilă din perspectiva securității datelor. 

O soluție performantă va veni, cel mai probabil cu pachete adaptate nevoilor școlilor sau grădinițelor, astfel încât să plătești exact pentru ceea ce folosești. În felul acesta, nu vei fi în situația să iei o limuzină, dacă ai nevoie de un microbuz, dar nici să cumperi o bicicletă la preț de elicopter. 

13. Integrarea cu alte platforme te va scuti de ore de descarcat și încărcat date. Lasă tehnologia să lucreze pentru tine

Viitorul tehnologiei este unul al soluțiilor care comunică frumos între ele, care le permit utilizatorilor să acceseze, cu același cont, date și conținuturi din mai multe platforme sau aplicații, dar și să transmită, cu un singur click, rapoarte și situații către alte departamente sau instituții care le pot prelua, centraliza și procesa după propriile nevoi. Dacă implementezi o soluție digitală de management școlar sau de catalog electronic și apoi încarci sau descarci manual date din ea, le prelucrezi și le dai mai departe, înseamnă că ai digitalizat doar o parte din fluxul de lucru al școlii tale.  

14. Întreabă cum se va face implementarea. Cine va introduce sau importa datele? Cine îi va pregăti pe profesori? De ce sprijin vor beneficia utilizatorii pe parcurs? 

O implementare corectă este fundația pe care construiești apoi întreaga experiență digitală a școlii tale. Întregul succes al tranziției la o soluție de management școlar și catalog electronic poate fi influențat de modul cum este configurată inițial platforma pentru nevoile școlii sau grădiniței, de importul datelor - dacă este automatizat, rapid și fără erori - de training-ul utilizatorilor, de disponibilitatea unei librării de tutoriale pentru toate tipurile de utilizatori. La fel de important este ca toți utilizatorii să beneficieze de sprijin și pe parcurs, în timp real, în limba nativă, direct în aplicație.

Descoperă cum te poate ajuta Kinderpedia: programează un demo gratuit 

Dacă ai ajuns până aici și nu ești descurajat, ci mai degrabă entuziasmat de felul cum tehnologia poate modela funcționarea unei școli, de sprijinul pe care îl poate aduce utilizatorilor și de multitudinea de oportunități pe care le creează pentru o învățare activă, relevantă, ancorată în realitatea secolului XXI, școala ta are noroc să te aibă. Împreună, putem atinge acea masă critică necesară ca să aducem o schimbare durabilă în educația din România.